MANAJEMEN PROYEK

1. Berikan sebuah contoh situasi di mana manajemen proyek dibutuhkan ? (Pertanyaan diskusi nomor 1)

Jawab :

Contoh situasi di mana manajemen proyek dibutuhkan adalah :

a) Saat tim manajemen proyek Bechtel memasuki Kuwait, tim tersebut secara cepat harus memobilisasi tenaga internasional yang terdiri dari sekitar 8.000 pekerja kasar, 1.000 profesional konstruksi, 100 tenaga medis, dan 2 tim evakuasi dengan helicopter. Mereka juga harus mempersiapkan 6 ruangan makan dengan pelayanan penuh, untuk menyediakan 27.000 set makanan per hari dan membangun rumah sakit lapangan berkapasitas 40 tempat tidur.

b) Saat Microsoft Corporation memulai pengembangan Windows XP – program yang terbesar, paling kompleks, dan terkini – waktu adalah sesuatu yang paling kritis bagi seorang manajer proyek. Dengan ratusan pemrogram yang mengerjakan jutaan baris kode dalam pengembangan program berbiaya ratusan juta dolar, begitu besar risiko pada proyek tersebut untuk dapat diselesaikan tepat waktu.

2. Tiga fase apakah yang termasuk dalam manajemen proyek besar ? (Pertanyaan diskusi nomor 3)

Jawab :

Tiga fase yang termasuk dalam manajemen proyek besar antara lain :

a) Perencanaan. Fase ini mencakup penetapan sasaran, mendefinisikan proyek, dan organisasi tim-nya.

b) Penjadwalan. Fase ini menghubungkan orang, uang, dan bahan untuk kegiatan khusus dan menghubungkan masing-masing kegiatan satu dengan yang lainnya.

c) Pengendalian. Di sini perusahaan mengawasi sumber daya, biaya kualitas, dan anggaran. Perusahaan juga merivisi atau mengubah rencana dan menggeser atau mengelola kembalil sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya.

3. Terangkan struktur pecahan kerja. Bagaimanakah penggunaannya ? (Pertanyaan diskusi nomor 5)

Jawab :

Struktur pecahan kerja (work breakdown structure – WBS) adalah mendefinisikan proyek dengan membaginya menjadi subkomponen (atau tugas) utama, yang selanjutnya dibagi lagi menjadi komponen yang lebih detail, dan akhirnya menjadi seperangkat kegiatan dan biaya yang terkait. Pembagian proyek menjadi tugas yang kecil dan lebih kecil lagi memang sulit, tetapi sangat penting dalam mengelola proyek dan membuat penjadwalan yang berhasil.

Cara penggunaannya adalah : struktur pecahan kerja umumnya menurun dalam ukuran dari atas ke bawah dan dimasukkan seperti ini

Tingkat

1 Proyek

2 Tugas-tugas utama pada proyek

3 Subtugas-subtugas pada tugas utama

4 Kegiatan (atau ”paket kerja”) yang harus diselesaikan.

Dari struktur pecahan kerja di atas dapat dilakukan dalam tiga tahap manajemen proyek antara lain Perencanaan, Penjadwalan, dan Pengendalian. Dengan kata lain, cara penggunaan struktur pecahan kerja dilakukan pembagian tugas sampai sekecil-kecilnya sehingga memudahkan dalam pelaksanaan tugas dalam manajemen proyek.

4. Apakah perbedaan antara jaringan AOA dan AON ? Apakah yang dipakai dalam bab ini ? (Pertanyaan diskusi nomor 7)

Jawab :

Perbedaan mendasar antara jaringan AOA dan AON adalah bahwa titik pada diagram AON mewakili kegiatan. Pada jaringan AOA, titik mewakili waktu mulai dan selesainya suatu kegiatan dan juga disebut kejadian. Artinya titik pada AOA tidak memerlukan waktu maupun sumber daya.

Jaringan yang dipakai dalam bab 3 – Manajemen Proyek adalah : Jaringan AOA & AON.

5. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek untuk melakukan crash sebuah kegiatan ? (Pertanyaan diskusi nomor 9)

Jawab :

Yang dilakukan oleh manajer proyek untuk melakukan crash sebuah kegiatan adalah para manajer proyek sebelum dalam melakukan crash terhadap sebuah kegiatan maka harus dalap memastikan hal-hal berikut :

· Jumlah yang diperbolehkan pada sebuah kegiatan untuk dilakukan crash.

· Secara bersamaan, jangka waktu kegiatan yang diperpendek menjadikan kita dapat menyelesaikan proyek pada batas waktunya.

· Baiay total crashing sekecil mungkin.

Crashing sebuah proyek melibatkan empat langkah sebagai berikut :

a) Langkah 1 : Hitung biaya crash per minggu (atau satuan waktu lain) untuk setiap kegiatan dalam jaringan.

b) Langkah 2 : Dengan menggunakan waktu kegiatan sekarang, temukan jalur kritis pada jaringan proyek. Kenali kegiatan Kritis.

c) Langkah 3 : Jika hanya ada satu jalur kritis, pilihlah kegiatan pada jalur kritis ini yang (a) masih bisa dilakukan crash dan (b) mempunyai biaya crash terkecil per periode.

d) Langkah 4 : Perbarui semua waktu kegiatan. Jika batas waktu yang diinginkan telah tercapai, berhenti. Jika tidak, kembali ke Langkah 2.

6. Jelaskan waktu early start (ES), early finish (EF), late finish (LF), late start (LS) ? (Pertanyaan diskusi nomor 11)

Jawab :

Waktu early start (ES), early finish (EF), late finish (LF), late start (LS) sebagai berikut :

· Mulai terdahulu - early start (ES) adalah waktu terdahulu suatu kegiatan dapat dimulai, dengan asumsi semua pendahulu sudah selesai.

· Selesai terdahulu - early finish (EF) adalah waktu terdahulu suatu kegiatan dapat selesai.

· Selesai terakhir - late finish (LF) adalah waktu terakhir suatu kegiatan dapat selesai sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek.

· Mulai terakhir - late start (LS) adalah waktu terakhir suatu kegiatan dapat dimulai sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek.

7. Apakah yang dimaksud dengan kegiatan dummy ? Mengapa digunakan dalam jaringan proyek AOA ? (Pertanyaan diskusi nomor 13)

Jawab :

Yang dimaksud dengan kegiatan dummy adalah kegiatan yang tidak mempunyai waktu, yang diselipkan ke dalam jaringan untuk menjaga logika pada jaringan.

Yang digunakan dalam jaringan proyek AOA adalah diagram jaringan di mana panah menunjukkan kegiatan. Kegiatan dummy dalam jaringan AOA digunakan utnuk memperjelas hubungan. Kegiatan dummy tidak membutuhkan waktu dan sumber daya, tetapi diperlukan bila sebuah jaringan mempunyai dua kegiatan dengan kejadian mulai dan akhir yang sama, atau bila dua atau lebih mengikuti beberapa, tetapi tidak semua, kegiatan ”pendahulu”. Penggunaan kegiatan dummy juga penting pada saat software komputer diguanakan untuk menentukan waktu penyelesaian proyek dengan waktu penyelesaian nol.

8. Akankah seorang manajer proyek mempertimbangkan crashing sebuah kegiatan tidak kritis dalam sebuah jaringan proyek ? Jelaskan ? (Pertanyaan diskusi nomor 15)

Jawab :

Seorang manajer proyek mempertimbangkan crashing sebuah kegiatan tidak kritis dalam sebuah jaringan proyek karena seorang manajer proyek dapat menggunakan PERT, CPM dan tehnik penjadwalan lain untuk dapat memahami status setiap kegiatan dan mengetahui kegiatan mana yang kritis dan mana yang mempunyai slack; sebagai tambahan, manajer tahu di mana melakukan crash yang paling baik. Hal ini memungkinkan para manajer proyek untuk tanggap terhadap persaingan global secara agresif.

9. Jelaskan arti slack, dan bahas bagaimana mendapatkan slack ? (Pertanyaan diskusi nomor 17)

Jawab :

Arti slack adalah waktu yang dimiliki oleh sebuah kegiatan untuk bisa diundur, tanpa menyebabkan keterlambatan proyek keseluruhan.

Cara mendapatkan slack adalah secara matematis rumus untuk memperoleh slack sebagai berikut :

Slack = LS – ES atau Slack = LF - EF

10. Sebutkan beberapa program software manajemen proyek yang banyak digunakan ? (Pertanyaan diskusi nomor 19)

Jawab :

Beberapa program software manajemen proyek yang banyak digunakan antara lain : MS Project, Work Breakdown Structure (WBS), Program Evalution an Review Technique (PERT), Critical Path Method (CPM), Diagram AON & AOA dan lain-lain.